Российская Федерация
Администрация Хайрюзовского сельсовета
Троицкого района Алтайского края

РАСПОРЯЖЕНИЕ

14.10.2022                                                                                          № 37-р
с. Хайрюзовка

Об утверждении инструкции по   делопроизводству                          
Администрации Хайрюзовского сельсовета 
Троицкого района Алтайского края 

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с Уставом муниципального образования Хайрюзовский сельсовет Троицкого района Алтайского края и с целью установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Хайрюзовского сельсовета Троицкого района Алтайского края документов и совершенствования делопроизводства
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству  в Администрации Хайрюзовского  сельсовета Троицкого района Алтайского края (далее – Инструкция).
2. Инструкцию внедрить в делопроизводство с 01.01.2023 года.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Глава  Администрации
Хайрюзовского сельсовета                                                   Н.В. Камчатный

                                                                          УТВЕРЖДЕНА
                                                                                                     Распоряжением Администрации 
                                                                                                       Хайрюзовского сельсовета 
                                                                                                             от 14.10.2022 № 36-р

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству  Администрации Хайрюзовского сельсовета
Троицкого района Алтайского края

I.	Общие положения
1.Инструкция по делопроизводству  Администрации Хайрюзовского сельсовета Троицкого района (далее – «Инструкция») разработана в целях обеспечения и совершенствования документооборота, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов (далее - «документов»), технологии работы с ними и обеспечения контроля их исполнения.
2. При разработке Инструкции учтены положения следующих законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами:
2.1.Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 2019, № 18, ст. 2207).
2.2.Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2017, № 52, ст. 7916).
2.3.Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2020, № 24 ст. 3740).
2.4.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19).
2.5.Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454).
2.6.Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2020, № 24, ст. 3751).
2.7.Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 451; 2020, № 17, ст. 2701).
2.8.Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7).
2.9.Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 19, ст. 2257).
2.10.Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663; 1997, № 20, ст. 2242; 1998, № 33, ст. 3967; 2005, № 28, ст. 2865; 2017, № 23, ст. 3310).
2.11.Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2015, № 29, ст. 4473).
2.12.Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2020, № 33 ст. 5389).
2.13.Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).
2.14.Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.).
2.15.Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.).
2.16.Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; 2020, № 6, ст. 677).
2.17.Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2020, № 6, ст. 677).
2.18.Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314).
2.17.Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 10, ст. 1084; 2017, № 29, ст. 4374).
2.17.Постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 38, ст. 5102; 2014, № 30, ст. 4316).
2.18.Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 ноября 2011 г., регистрационный № 22304; Российская газета, 21 ноября 2011 г., № 261).
2.19.Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442; Российская газета, 31 декабря 2014 г., № 299 (опубликован без приложения); Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 10 июня 2019 г.).
2.20.Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 667, Федеральной службы охраны Российской Федерации № 233 от 04 декабря 2020 года «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций » (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.03.2021 г., регистрационный № 62668; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 09.03.2021 г.).
2.21.Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 4 июля 2018 г. № 335 «Об утверждении методических рекомендаций по переходу органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления муниципальных образований Российской Федерации на использование отечественного офисного программного обеспечения, в том числе ранее закупленного офисного программного обеспечения» ([Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71895754/).
2.22.Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 30 декабря 2019 г.).
2.23.ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2014.
 2.24.ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (с Изменением № 1). – М.: Стандартинформ, 2018.
       2.25.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. – М.: Стандартинформ,2019.
         3.Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, исполнению и использованию документов в Администрации Хайрюзовского сельсовета Троицкого района (далее - «Администрация Хайрюзовского сельсовета»).
4.Под термином «документ» подразумеваются правовые акты, входящая и исходящая корреспонденция и иные служебные документы на бумажном носителе и в электронной форме, созданные и оформленные в установленном порядке. 
5.Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
6.Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота в Администрации района возлагаются на руководителей структурных подразделений Администрации района.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение, сохранность документов в Администрации района возлагается на их руководителей.
Требования Инструкции распространяются на документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами несекретного характера.
Порядок ведения секретного делопроизводства и работы с документами с грифом «Для служебного пользования» определен особыми инструкциями.
Составление, оформление и учет документов по кадрам, нотариальным действиям, учету военнообязанных производится в порядке, установленном действующим законодательством, инструкциями, положениями вышестоящих и других органов.
Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
7. Муниципальные служащие и работники Администрация Хайрюзовского сельсовета несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них документов. В случае утраты документов немедленно информируют об этом своего руководителя.
Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем с порядком работы данного подразделения и его Инструкцией по делопроизводству.
8.Ведение делопроизводства в Администрация Хайрюзовского сельсовета Троицкого района Алтайского края осуществляется в Единой системе электронного документооборота (далее – ЕСЭД) в соответствии с настоящей Инструкцией.
В ЕСЭД отражается процесс прохождения (создания) документа на бумажном носителе и осуществляется создание электронных документов и обмен ими между участниками ЕСЭД. 
Обмен электронными документами с организациями, не являющимися
участниками ЕСЭД, осуществляется по системе межведомственного
электронного документооборота или электронной почте.
9. Документы, поступившие на рассмотрение главы сельсовета, а также документы (проекты документов),  подготовленные специалистами Администрации сельсовета, и принятые по ним решения,  до их обнародования, опубликования, размещения в сети «Интернет» в установленном законодательством Российской Федерации и Алтайского края порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию. 
Служебная информация может использоваться исключительно в служебных целях. С содержанием документов (проектов документов) могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению (подготовке). 
Ознакомление с документами (проектами документов), содержащими служебную информацию, а также передача этих документов (проектов документов), их копий сторонним юридическим или физическим лицам не допускаются, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Алтайского края. 
Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются только по разрешению главы района. 
10. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания.
Исходящая корреспонденция отправляется с подлинной подписью главы Троицкого района или его заместителей. 
Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например: таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.
11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни специалисты информируют главу Администрации сельсовета, о документах, находящихся у них на исполнении в этот период. 
При увольнении специалистов или их переводе в другое подразделение осуществляется передача документов и дел другому специалисту по указанию руководителя соответствующего подразделения.
12. Об утрате или неисправимом повреждении документа ставится в известность глава района или  руководитель  структурного подразделения Администрации района. 
13. Специалисты Администрации Хайрюзовского сельсовета несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

II.	Организация документооборота
1.	Принципы организации документооборота
1.1 Прохождение документов в Администрации Хайрюзовского сельсовета с момента создания или получения до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из нескольких основных документопотоков:
документы, поступающие на имя Администрации Хайрюзовского о сельсовета,  главы (входящая документация);
документы, образующиеся в процессе деятельности Администрации Хайрюзовского сельсовета (исходящая документация);
документы Администрации Хайрюзовского о сельсовета и её структурных подразделений (внутренняя документация).
Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов: 
распределение документов на документопотоки; 
разделение документов внутри документопотоков на группы; 
централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов; 
однократность регистрации документов; 
организация предварительного рассмотрения поступающих документов с целью их дальнейшего распределения; 
идентичность документов в электронной форме аналогичным документам на бумажном носителе; 
регламентация операций по обработке, подготовке, согласованию и рассмотрению документов.
2.	Прием и первичная обработка поступивших документов
2.1.	 Прием и первичную обработку документов, поступающих в адрес главы Администрации Хайрюзовского сельсовета осуществляет секретарь руководителя. Секретарь руководителя разносит письма исполнителям под подпись.
2.2.	 Доставка служебных документов в Администрацию Хайрюзовского сельсовета осуществляется:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т.п. (далее – «нарочным»);
с использованием факсимильной связи, электронной почты, телеграфа.
2.3.	 Все поступающие служебные документы являются входящей корреспонденцией. 
2.4.	 Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.
2.5.	 При приеме и регистрации корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность конвертов или упаковки почтовых отправлений. При вскрытии конвертов, бандероли или посылки, кроме тех, на которых имеется надпись «лично», проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, наличие подписей. Об отсутствии или недостаче документов сообщается отправителю.
С отправителем согласуется возможность оперативного устранения ошибок. При необходимости составляется акт в двух экземплярах на оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка: "Документ получен в поврежденном виде" Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй остается у делопроизводителя-секретаря, принявшему данный документ. Акты составляются и подписываются секретарем руководителя.
Почта, адресованная или доставленная ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается в орган или учреждение, которому она предназначена. Некачественные документы возвращаются с указанием причин возврата. 
3.Регистрация входящих документов
3.1. Регистрация входящих служебных документов, обращений и запросов граждан осуществляется секретарем руководителя в ЕСЭД.
3.2. Все входящие служебные документы регистрируются и передаются главе ежедневно  в 11:30, 16:00 (в пятницу 15:00), срочные и оперативные документы регистрируются и передаются незамедлительно.
3.3. Все поступившие документы рассматриваться главой в течение двух дней, а в его отсутствие – секретарем Администрации сельсовета, исполняющим обязанности главы  района.
3.5. Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе не менее формата A6, подписывается и датируется.
 Если исполнение документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает подготовку единого поручения и направление ответа.
Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция: 
информации и сводки, присланные для сведения;
рекламные извещения и плакаты, программы совещаний и конференций;
поздравительные письма и поздравительные плакаты;
печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени);
формы статистической отчетности;
специальная документация (кадровая, бухгалтерская и т.д.);
корреспонденция с пометкой «лично»;
корреспонденция, адресованная структурным подразделениям Администрации района (передается по принадлежности).
Именные пакеты с надписью «лично» передаются адресатам или уполномоченным ими лицам.
3.6. Секретарь руководителя обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции.
Секретарь руководителя осуществляет передачу документов между структурными подразделениями органов местного самоуправления в электронном виде и под подпись, контроль за сроками исполнения документов, а так же предупреждает исполнителя и руководителя структурного подразделения о документах с истекающим сроком исполнения.
Ответственность за  несвоевременное и некачественное исполнение документа, несут как руководители структурных подразделений, так и специалисты, которым поручено исполнение документа.
Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки в ЕСЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.
На поступивший документ в правом нижнем углу на первой странице ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа и регистрационный номер, который присваивается в ЕСЭД, входящий регистрационный номер, присвоенный ЕСЭД, и дату поступления документа (точное время поступления – при необходимости). 
3.7. Регистрация в ЕСЭД производится в пределах групп документов, в зависимости от вида документа, его автора и содержания. 
При регистрации в соответствии с реквизитами поступившего документа заполняются следующие поля регистрационной карточки в ЕСЭД: 
«регистрационный номер и дата документа» (присваиваются автоматически); 
«доступ» – отметка об ограничении доступа к документу; 
«корреспонденты» – организация, из которой поступил документ; 
«исходящий номер и дата» – исходящий номер и дата документа, присвоенные организацией-автором; 
«подписал» – фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; 
«кому» – должностное лицо, на имя которого поступил документ; 
«содержание» – краткое содержание документа, отвечающее на вопрос
«о чем?» (в целях облегчения поиска документов данное поле заполняется без аббревиатур, сокращений и общих формулировок, с указанием индивидуальных данных содержания каждого документа – дат, географических названий, должностных лиц и др.; даты заполняются словесно-цифровым способом, например: 21 октября); 
«состав» – количество листов (страниц) документа, наличие приложений (книги, журналы, брошюры, постеры) - заполняется по формуле: количество листов документа + количество листов приложения, например: 2+45, 1+2 брошюры; 
«доставка» – способ доставки документа;
«рубрики» – тема документа в соответствии с соответствующим классификатором;
«связки» – ссылки на регистрационные карточки документов, уже зарегистрированных в ЕСЭД и имеющих логические связи с поступившим документом (общая тема, запрос, дополнение и т.д.); 
«примечание» – заполняется в случае необходимости указания особенностей поступившего документа.
3.8. К регистрационной карточке прикрепляется электронный образ документа с приложениями (при их наличии), полученный путем сканирования.
Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: 
документы с грифом «Для служебного пользования»; 
документы, содержащие персональные данные; 
нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; 
объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты); 
другие документы, сканирование которых затруднено технически, или доступ к содержанию которых ограничен законодательством.
3.9. При регистрации служебной корреспонденции проводится поиск на наличие:
повтора регистрации одного и того же документа;
документов, зарегистрированных ранее по данной теме;
ответа на запрос Правительства Алтайского края.
При положительном результате поиска делопроизводитель-секретарь руководителя делает отметку о номерах связанных с проверяемой корреспонденцией документов.
3.10.	Руководители структурных подразделений или  специалисты, ответственные за исполнение документов, получают зарегистрированную  корреспонденцию под роспись, для дальнейшей работы с ними.

4.	Организация работы с исходящими документами 
4.1. Исходящими документами являются инициативные документы, отправляемые из Администрации Хайрюзовского сельсовета, а также документы, являющиеся ответами на входящие.
4.2.	Регистрацию, отправку исходящих документов  в автоматизированной системе электронного документооборота  осуществляется  оператор электронного документооборота.
4.3.	При регистрации проверяется правильность оформления реквизита «Адресат», наличие подписей, указанных в тесте документа приложений, отметка об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Должным образом оформленные документы сканируются и их электронные образы прикрепляются к регистрационной карточке.
4.4.	При регистрации регистрационный номер и дата документа присваиваются ЕСЭД автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ.
К регистрационной карточке (исходящих документов) прикрепляется электронный образ документа с приложениями (при их наличии), полученный путем сканирования. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: документы, содержащие персональные данные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, объемные приложения к документам.
4.5.	Исходящие документы должны содержать оригинал подписи. 
4.6.	Зарегистрированные исходящие документы отправляются в день регистрации.
4.7.	Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, сдачу в отделение связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.8.	 Подготовленные к отправке служебные документы отправляются почтой, или доставляются нарочным. Документы с пометкой «срочно» доставляются адресатам незамедлительно.
4.9.	 Выдача документов на руки адресату производится под роспись в разносной книге.
4.10.	 Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Администрации района к отправке не принимаются.

5.Отправка документов
5.1. Отправляемые документы пересылаются фельдсвязью, почтой и с помощью технических и электронных средств связи (в том числе по ЕСЭД, электронной почте), а также передаются нарочным непосредственно адресатам.
5.2. Способы доставки определяются исполнителем исходя из срочности документа, наличия в запросе просьбы о направлении в электронном виде или по факсу. В случае необходимости оперативной доставки документа приоритет отдается направлению документа по электронной почте.
Отправка документов участникам ЕСЭД осуществляется в электронном виде по ЕСЭД, кроме случаев, когда представление документа на бумажном носителе требуется в силу законодательства (наградные, финансовые документы и др.). 
Отправка документов сторонним организациям осуществляется преимущественно почтой. Заказными письмами с уведомлением направляется, как правило, судебная и бухгалтерская документация, а также другие документы в случаях, регламентированных специальными правовыми актами. Отправка других документов осуществляется простыми почтовыми отправлениями.
Заказные письма, заказные письма с уведомлениями, письма с содержимым конверта свыше двух листов направляется делопроизводителем-секретарем.
5.4. При отправке документа почтой, делопроизводитель-секретарь вкладывает документ в конверт с указанием адреса и передает на отправку в местное отделение связи. 
5.5. Документы на бумажном носителе, направляемые нарочно должностным лицам  организаций Троицкого района, передаются под роспись в разносных книгах.
5.6. При отправке документа в электронном виде по ЕСЭД в поле «адресат» регистрационной карточки документа вносятся участники ЕСЭД, которым документ должен быть направлен, в поле «примечание» делается запись «электронный документ» и, в случае направления документа разными способами, добавляется индекс подразделения (лица), которым документ направляется в электронном виде. 
5.7. Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, передаваемого по каналам факсимильной связи.
Факсограммами, как правило, передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения, требующие оперативного доведения информации до адресата. 
После отправки документа по факсу осуществляется его досылка адресату на бумажном носителе. 
Объем документов, направляемых по факсу, не должен превышать 10 листов.
5.8. В случае отправки документа по электронной почте,  как правило,  осуществляется его досылка адресату на бумажном носителе.
5.9. Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по каналам телефонной связи.
Телефонограммы принимаются делопроизводителем-секретарем.
При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты: вид документа; адресат; текст документа; дата документа; подпись должностного лица (должность и фамилия лица, от имени которого принята); фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму; фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму; время передачи (приема) телефонограммы.
Телефонограммы составляются в одном экземпляре, если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
5.10. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. 
Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
5.11. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные со служебной деятельностью, к отправке не принимаются.
5.12. Передача документов ограниченного доступа, в том числе документов, содержащих охраняемую законом тайну, и документов с грифом «Для служебного пользования» с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи запрещается.

6. Особенности работы с документами, содержащими служебную
 информацию ограниченного пользования
6.1	К документам ограниченного пользования относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
6.1.	Передача сотрудниками структурных подразделений Администрации Хайрюзовского сельсовета документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного пользования, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения руководителя.
6.2.	На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования (ДСП)» и номер экземпляра.
6.3.	Необходимость проставления пометки «ДСП» определяется исполнителем документа, главой Администрации Хайрюзовского сельсовета или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
6.4.	 Передача документов «ДСП» сотрудникам структурных подразделений Администрации района осуществляется под роспись.
6.5.	Размножение (тиражирование) документов с пометкой «ДСП» возможно только с письменного разрешения главы Администрации Хайрюзовского сельсовета Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
6.6.	При необходимости направления документов с пометкой «ДСП» нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.
6.7.	Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой «ДСП», утративших свое практическое значение, производится в Администрации Хайрюзовского сельсовета по акту.
В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
6.8.	О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного пользования, либо разглашения этой информации ставится глава Администрации Хайрюзовского сельсовета и назначается комиссия для расследования. Результаты расследования докладываются руководителю. За разглашение служебной информации ограниченного пользования, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники структурных подразделений Администрации района могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
6.9.	На утраченные документы, дела и издания с пометкой «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. При снятии пометки «ДСП» на документах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. 

III.	Контроль за исполнением документов
                       Администрации Хайрюзовского сельсовета.
1.	Контроль за исполнением документов включает в себя: постановку на контроль, снятие с контроля (осуществляет секретарь руководителя), обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов (руководитель структурного подразделения или уполномоченное лицо), информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
2.	Постановка документа на контроль осуществляется из содержания текста документа, поручения и резолюции к нему. Контролю подлежат документы, в которых установлен конкретный срок исполнения, а также те документы, об исполнении которых необходимо предоставлять информацию.
Контролю подлежат: постановления, распоряжения Администрации района; постановления и распоряжения Правительства Алтайского края; поручения главы  района по всем видам документов; письма депутатов, организаций, а также обращения граждан.
По указанию главы района на контроль могут быть поставлены и другие документы.
При постановке документа на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) «Контроль», буквой «К», после чего документ направляется исполнителю.
3.	Контроль за соблюдением сроков исполнения служебных документов осуществляет секретарь руководителя.
Контроль за исполнением документов по существу вопроса осуществляют глава Администрации Хайрюзовского сельсовета
4.	Контрольная дата исполнения документа – дата, к которой документ должен быть исполнен. 
Контрольная дата исполнения документа определяется исходя из сроков,  установленных законодательством Российской Федерации и Алтайского края, а также содержания документа или содержания пояснительной записки к документу  и резолюции главы.
В отношении документов особого контроля срок исполнения, как правило, составляет 15 календарных дней (если в тексте документа или резолюции к нему не указано иное). 
В отношении документов с пометкой «оперативно» срок исполнения составляет 10 календарных дней.
В отношении документов с пометкой «срочно» срок исполнения составляет 3 календарных дня. 
В отношении других документов срок исполнения, как правило, составляет 30 календарных дней (если в тексте документа не указано иное). 
5.	Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в Администрацию Хайрюзовского сельсовета, исходящих – со дня отправки, внутренних – с момента подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются).
Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Контрольная дата исполнения документа фиксируется секретарем руководителя, в поле «плановая дата исполнения» окна «поручения» регистрационной карточки документа в ЕСЭД. 
На бумажных носителях, документах при помощи штампов «Контроль», «Особый контроль» проставляется отметка о контроле, которая также содержит контрольную дату исполнения документа.
6.	Документы должны исполняться в установленный для них срок. Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.
Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, с указанием причин переноса сроков исполнения и предполагаемой даты, но не позднее, чем за день до истечения установленного срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
7.	В случае исполнения документа несколькими лицами его подлинник направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии.
8.	Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы, и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке.
9.	После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только должностное лицо, поставившее его на контроль, при этом на документе и контрольной карточке делается отметка о снятии с контроля.
10.	На время отпуска, командировки, в случае болезни, увольнения или перевода на другую должность работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль за исполнением, все контролируемые документы.

IV.	Подготовка и оформление документов 
                 Администрации Хайрюзовского сельсовета
1.	Общие требования к подготовке документов
1.1.	Подготовка проектов документов, представляемых на подпись главе района, заместителям главы Администрации Троицкого района, председателю Троицкого районного Совета депутатов  осуществляется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами.
1.2.	 Исполнители обеспечивают оперативную подготовку проектов документов и несут персональную ответственность за их содержание, качество подготовки, комплектность пакета документов, обеспечение согласования со всеми заинтересованными сторонами, своевременность их принятия (в том числе с учетом сроков исполнения контрольных документов и необходимости доставки документа до адресата), соблюдение сроков и требований, установленных законодательством Российской Федерации и Алтайского края и настоящей Инструкцией.
1.3.	Право подписи документов устанавливается законодательством Российской Федерации и Алтайского края. 
1.4.	Проекты документов, представляемые на подпись главе района, заместителям главы Администрации Троицкого района, председателю Троицкого районного Совета депутатов, должны быть согласованы руководителем структурного подразделения Администрации района, подготовившего проект. 	Проекты документов правового характера дополнительно должны быть согласованы с юридическим отделом Администрации района. 
1.5.	 Согласование документов осуществляется путем их визирования. Реквизит «виза» свидетельствует о согласии или несогласии с содержанием проекта документа и включает в себя подпись лица, визирующего документ, имеющиеся замечания (уточнения) к документу (при их наличии) и дату визирования с указанием в установленных случаях должности и расшифровки подписи.
1.6.	Проекты документов Администрации района, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются исполнителю для последующей доработки.

2.	Бланки документов. Общие требования к оформлению документов
2.1. Бланки документов
2.1.1.Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением правил подготовки и оформления документов. Документы создаются на бланках и (или) в соответствии с шаблонами, образцами, формами, установленными настоящей Инструкцией или другими правовыми актами.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. 
2.1.2.  При подготовке документов Администрации Троицкого района используются следующие виды бланков:
бланк постановления Администрации Троицкого района (приложение 3);
бланк распоряжения Администрации Троицкого района (приложение 4);
бланк письма Администрации Троицкого района (приложение 5).
Бланк письма изготавливают на основе углового расположения реквизитов. Штамп применителен только для служебных писем. Первая страница оформляется на бланках письма, остальные – на листах бумаги формата А4 согласно правилам оформления документов, утвержденных настоящей Инструкцией.
В работе Троицкого районного Совета депутатов используются следующие виды бланков:
бланк решения Троицкого районного Совета  депутатов (приложение 6);
бланк распоряжения Председателя Троицкого районного Совета  депутатов (приложение 7);
бланк письма Троицкого районного Совета  депутатов (приложение 8).
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148х210 мм) с соблюдением полей и печатаются черной краской.
2.2. Оформление реквизитов документов
2.2.1. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и настоящей Инструкции.
2.2.2.  Документы оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее: 
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
2.2.3. При подготовке текста документов используется шрифт Times New Roman размером 14 (для создания основного текста документа (правовые акты, письма и т.д.)) и 12 (для таблиц, рисунков и т.п.). При необходимости текст может быть напечатан шрифтом размера 13,5 и 13.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
   Текст печатается через 1 междустрочный интервал, выравнивается по ширине листа, интервал между буквами в словах обычный, интервал между словами - один пробел.
          Заголовки глав (частей), разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
2.2.4.	При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. При оформлении приложения к правовому акту нумерация страниц продолжается. Приложения к письму имеют самостоятельную нумерацию страниц.
2.2.5	При подготовке и оформлении документов могут  использоваться следующие реквизиты:
герб (геральдический знак) муниципального образования);
код формы документа;
наименование структурного подразделения – автора документа
наименование организации – автора документа;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
место составления (издания) документа;
гриф ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения документа;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о приложении;
гриф согласования документа;
виза;
подпись;
отметка об электронной подписи;
печать;
отметка об исполнителе;
отметка о заверении копии;
отметка о поступлении документа;
резолюция;
отметка о контроле;
отметка о направлении в дело документа;
2.2.6.	Герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
2.2.7.	Изображение герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
2.2.8.	До утверждения герба (геральдического знака) муниципального образования в соответствии с частью 2 статьи 2 Закона Алтайского края от 01.06.2000 № 27-ЗС « О гербе Алтайского края» на бланках официальных документов Администрации Троицкого района и Троицкого районного Совета депутатов допускается воспроизводство герба Алтайского края.
2.2.9.	Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример - Форма по ОКУД 0211151.

2.2.10.	Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации,  если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
2.2.11.	Наименование структурного подразделения (в том числе коллегиального, совещательного или иного органа) — автора документа используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений, (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации
2.2.12.	Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234. Этот реквизит обязателен для бланков писем.
2.2.13.	Реквизит «Наименование вида документа» включается в его бланк. Этот реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем. На бланках решений Троицкого районного  Совета депутатов, постановлений, распоряжений Администрации района реквизит «Наименование вида документа» располагается  ниже реквизита «Наименование организации» и печатается прописными буквами, шрифтом Arial, выделяется полужирным шрифтом размера 18 (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ).
2.2.14.	Реквизит «Дата документа» обязателен для всех видов документов. Датой документа является дата его подписания или утверждения (правовые акты, распорядительные документы, письма, планы, инструкции). Для решений Троицкого районного Совета  депутатов района и протоколов - дата заседания (принятия решения). Для акта - дата события, зафиксированного в документе.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату– дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных актах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, допускается использовать словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2004 г.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль (02.06.2017). 
В тексте документа не допускается разрыв даты, оформленной цифровым способом, при переносе ее части на другую строку.
2.2.15.	Реквизит «Регистрационный номер документа» обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, и является присвоенным при этом цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). 
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, как правило, в пределах календарного года, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами (организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов (организаций), проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов документа.
2.2.16.	Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только в тех документах, которые являются ответами, и включает дату документа и регистрационный номер, на который дается ответ.
2.2.17.	Реквизит «Место составления  (издания) документа» указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно – справочных документов. Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место его нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно – территориальным делением.
2.2.18.	Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. 
2.2.19.	Адресат используется при оформлении деловых (служебных писем), внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). 
Адресатом может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.  Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруют относительно самой длинной строки. 
При адресвании документа руководителю (заместителю) руководителя организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Пример:                                                        Руководителю Федерального
                                                                    Архивного агентства

                                                                   А.Б. Петровой

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
При адресовании документа органу (организации), его структурному подразделению без указания должностного лица их наименование пишется в именительном падеже.

Пример: 								Правительство Алтайского края 
Топливно-энергетический отдел

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается наименование организации в именительном падеже, ниже наименование структурного подразделения.

Пример:
Федеральное архивное 
          Агентство

Отдел государственной 
службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример:
АО «Профиль»

Руководителю договорно-правового 
отдела
Фамилия И.О.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример:                       1 г-ну Фамилия И.О.
                            2 г-же Фамилия И.О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Пример:
Администрации сельсоветов 
Троицкого района

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример:
Администрации сельсоветов
Троицкого района
(по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. №234.

Пример:
Всероссийский научно-  
исследовательский институт 
документоведения и архивного дела
ул.Профсоюзная, д. 82,
г. Москва,117393 

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.
Пример:                                                      
Фамилия И.О.
ул.Садовая., д. 5, кв. 12,
г. Барнаул, Алтайский
 края,301264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.
2.2.20.	Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример:                                                          УТВЕРЖДАЮ
Глава Троицкого района
___________ И.О. Фамилия

(подпись)_______(дата)

При утверждении документа распорядительным документом  гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример:                                                              УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации Троицкого района 
от 15.01.2018 № 87

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе,  в грифе утверждения указывается  наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример:                                                               (Положение)
УТВЕРЖДЕНО
заседанием экспертной комиссии 
(протокол от 15.01.2018 № 12)

2.2.21.	 Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?».

•	Постановление (о чем?) об утверждении штатного расписания;
•	Распоряжение (о чем?) о возложении полномочий
•	Письмо (о чем?) о предоставлении информации

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. 
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также к документам, текст которых печатается на бланках формата А5. Заголовок печатается с прописной буквы и выравнивается по ширине. Точка в конце заголовка не ставится. 
Предельно допустимая длина строки при оформлении заголовка решения Троицкого районного Совета народных депутатов, постановления, распоряжения Администрации района составляет 80 мм. Например:

(Постановление)
О награждении Почетной грамотой
Администрации Троицкого района

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.
2.2.22.	Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации. 
Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. В тексте не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, за исключением официальных или общепринятых.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения– распорядительную часть без констатирующей; письма, заявление-просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы пункты, подпункты,  нумеруемые арабскими цифрами
В постановлениях текст излагается от первого лица единственного числа («постановляю»). В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия... постановляет», «собрание... решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции...», «в состав управления входят...», «комиссия провела проверку...»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить...», «представляем на рассмотрение ...»);
- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает...», «общество считает возможным...»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым...», «предлагаю рассмотреть...»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться вступительные обращения:

Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
2.2.23.	Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах). 
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

Если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения.

Приложение:1.  Положение об ….  На 5л.в 1 экз.
2. Справка о …. на 2 л. в 1 экз.

Если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2015 № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.
Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск. usb-флеш-накопитель и др.):
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов. 
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
• в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: (приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: (приложение №2);
• на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение № 2
к постановлению Администрации 
Троицкого района
от ________№»_____

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе документа проставляется гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден прилагаемый документ.

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации 
Троицкого района
от ____________

2.2.24.	Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
• на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю):
• на последнем листе документа подтекстом:
• на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (пишется без кавычек, прописными буквами), должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

СОГЛАСОВАНО
Глава Троицкого района
_____________ И.О. Фамилия
 (личная подпись)
__________________
Дата

или 

СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы Администрации
Троицкого района 

  ______________   И.О. Фамилия
(личная подпись)
01.06.2019

Допускается центрирование по самой длинной строке, например:

              СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы Администрации
Троицкого района 

 ________________   И.О. Фамилия
(личная подпись)
01.06.2019

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. 

СОГЛАСОВАНО
Решением Троицкого
районного Совета  депутатов 
от __.__.____ №_, протокол №_

Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

СОГЛАСОВАНО 
Письмо Росархива
от 30.03.2018 N 01-15/155-К
или 
СОГЛАСОВАНО 
Письмо управления по инвестициям
Администрации Алтайского края
от  00.00.0000 №___
или

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК администрации
Троицкого района от  05.06.2019 № 3

2.2.25.	Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. 
Визирование проекта документа проводится с целью оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Предоставляемые на подпись документы визируются руководителем подразделения, где готовился проект документа. 
Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.
В зависимости от вида документа визы проставляются либо на отдельном листке визирования (постановления, распоряжения), либо на лицевой стороне копии отправляемого документа (письмо).
Визирование проектов служебных писем, подписываемых главой района, осуществляется на втором экземпляре письма. При этом указывается фамилия лица, завизировавшего документ.
Указание даты визирования обязательно.
Изменение исполнителем порядка визирования не допускается.
Пример:

Глава Троицкого района
Подпись И.О. Фамилия
Дата

При наличии замечаний, возражений документы на подпись не принимаются и не регистрируются, кроме случаев, когда на это имеется персональное указание главы района.
Ответственность за качество подготовки служебных документов, соблюдение порядка визирования возлагается на исполнителя.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.
Начальник юридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата

Согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.
2.2.24. Реквизит «подпись» включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи располагается у правой границы текстового поля и печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Глава района                                        Подпись                               И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименовании должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Глава
Троицкого района                       Подпись                               И.О. Фамилия

Рекомендуется при подписании или визировании документов и правовых актов пользоваться чернилами синего или фиолетового цвета.

Документы, направляемые от имени Администрации района, подписываются главой района, заместителями главы Администрации района в соответствии с распределением обязанностей между ними. Документы, направляемые от имени Троицкого районного Совета депутатов, решения Троицкого районного Совета  депутатов, принятые на сессии Троицкого районного Совета депутатов, подписываются председателем Троицкого районного Совета депутатов.
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, наименование должности которого указано в реквизите «Подпись документа», отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий на это право в период отсутствия должностного лица, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Глава района	личная подпись                    И.О. Фамилия 

Главный бухгалтер	личная подпись                     И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через междустрочный интервал «точно» и выравнивается по левому краю. Данный реквизит не может быть без текста на отдельном листе документа.
2.2.25. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации),  в соответствии с действующим законодательством.
2.2.26.Реквизит «печать» заверяет подлинность подписи должностного лица на предусмотренных специальными нормативными актами документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми вопросами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица и наименования должностного лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
2.2.27.Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева. 
Например: Забелин Иван Андреевич. 
                       (495) 924-45-67
 или           Забелин И.А
                (495) 924-45-67
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
2.2.28.При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор службы кадров       Левченко          Т.С. Левченко
06.04.2009
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
2.2.29. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
2.2.30. Реквизит «Резолюция», написанный на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Ответственными за исполнение документа являются должностные лица, указанные в резолюции.
Текст резолюции заносится в регистрационную карточку в системе «Дело»,  либо переносится в разносную книгу для корреспонденции, а затем документ передается исполнителю.
В случаях, когда единое поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их деятельности.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению или имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится дата и подпись автора резолюции.
Резолюция может оформляться на отдельном листе, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.2.31. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
2.2.32. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова «В дело», индекс  дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

3.	Оформление отдельных видов документов
 3.1.Подготовка проектов постановлений  и распоряжений.
3.1.1.Постановления и распоряжения Администрации Хайрюзовского сельсовета  издаются на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов Российской Федерации, федеральных законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Алтайского края, Устава района, решений Троицкого районного Совета депутатов.
3.1.2. Постановления Администрации Хайрюзовского сельсовета  принимаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Алтайского края.
3.1.3.	 Распоряжения Администрации Хайрюзовского сельсовета  издаются по вопросам индивидуально-правового характера и требующим оперативного разрешения.
3.1.4. Проекты правовых актов Администрации Хайрюзовского сельсовета  готовятся по поручению главы района, по поручениям заместителей главы района, по инициативе руководителей структурных подразделений Администрации района.
3.1.5. При подготовке правового акта заместитель главы Администрации Хайрюзовского сельсовета, курирующий соответствующее направление работы, определяет круг должностных лиц, ответственных за подготовку проекта, сроки его подготовки, а при необходимости - органы и организации, привлекаемые к этой работе.
Правовой акт может быть подготовлен совместно несколькими структурными подразделениями Администрации района или одним из них по согласованию с другими.
3.1.6. В процессе работы над проектом правового акта должно быть изучено относящееся к теме проекта законодательство Российской Федерации и Алтайского края, правовые акты Троицкого районного Совета депутатов и Администрации района.
Независимо от того, по каким вопросам подготавливаются проекты постановлений или распоряжений Администрации Хайрюзовского сельсовета  , необходимо оформлять каждое из них с соблюдением правил, установленных ГОСТ Р. 7.0.97 2016  и настоящей Инструкций.
3.1.7. Проект постановления или распоряжения Администрации Хайрюзовского сельсовета  печатается на бланке установленной формы.
 Текст постановления составляется следующим образом: констатирующая часть (преамбула) завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ» (прописными буквами).
В исключительных случаях преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЮ». После него ставится двоеточие, и далее излагается постановляющая часть с прописной буквы и красной строки.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Администрации Хайрюзовского сельсовета, как правило, подразделяется на пункты, в каждом из которых содержатся отдельные поручения. Поручения включают, фамилию и инициалы должностного лица в именительном падеже (в скобках), которому оно дается, содержание самого поручения и срок его исполнения.

Например:

1. Комитету по образованию и делам молодежи Администрации района (Фамилия И.О.) в срок до 28.10.2014 подготовить проект постановления.
3.1.8. Информация о контроле за исполнением правового акта фиксируется последним пунктом текста. Контроль за исполнением возлагается на главу  района, заместителей главы Администрации района, при необходимости на председателей комитетов, начальников отделов Администрации района. 
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка.
Если в постановлении, распоряжении есть пункт «Утвердить…», то вместо слова «Приложение…» следует писать «прилагаемый» или «прилагается», а вначале приложения «УТВЕРЖДЕН», согласуя с первым словом наименования приложения (План – утвержден, Списки –  утверждены, Положение – утверждено). 
Если приложение не подлежит утверждению, то оно оформляется как «приложение» (1, 2, 3 и т.д., если их несколько) и при необходимости подписывается заместителем главы Администрации Хайрюзовского сельсовета.
3.1.10. Подпись отделяется от текста 3 междустрочными одинарными интервалами. Подпись постановления либо распоряжения состоит из слов «Глава района», инициалов и фамилии главы района.
Слова «Глава района» печатаются от границы левого поля в одну строку. После инициалов перед фамилией делается пробел. Если постановление (распоряжение) подписывает заместитель главы Администрации района  (первый заместитель), то должность печатается в две строки, инициалы и фамилия располагается на уровне второй строки. 

Например:

Заместитель главы
Администрации района	И.О. Фамилия

Инициалы и фамилия главы района и его заместителей печатаются у правой границы текстового поля.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом, при этом первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.  Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – позиции. Заголовок и подзаголовки граф, заголовок позиций таблицы образуют головку таблицы. 
Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она печатается более чем на одной странице. Позиция с обозначением номеров граф располагается под головкой таблицы. На последующих страницах печатаются только номера этих граф. 
Позиции таблицы могут быть пронумерованы. В таком случае первой графой таблицы служит графа «№ п/п». 
Если в документе приводится несколько таблиц, над каждой таблицей справа указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака «№»). Если в документе приведена одна таблица, то ее не нумеруют и слово «Таблица» не пишут. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц.

Например:

№ по
п/п	Заголовок позиций	Заголовок граф	
		Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	
1	                     2	3	4	
1				
2				

Заголовки граф и позиций должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. Точки в них не проставляются. 

Подзаголовки граф и позиций грамматически должны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных. Например:

Объем строительно-монтажных работ, выполненных	
подрядным способом	хозяйственным способом	

Наименования заголовков позиций (вне зависимости от наличия графы «№ п/п») должны начинаться с прописной буквы, за исключением случаев смыслового подчинения текста нижестоящей позиции вышестоящей. Например:

Источники и направления расходов	Сумма расходов по годам(тыс.рублей)	
	2016 год	2017 год	2018 год	2019 год	
Всего финансовых затрат, в том числе
	2623061,2
	2623061,2
	2871546,1
	3201602,0
	
из краевого бюджета
	4985536,3
	3671613,5
	3382950,3
	5020766,1
	
из федерального бюджета
	2306404,4
	257211,5
	257502,2
	308794,7
	
из внебюджетных источников
	1893867,5
	2233000,0
	2275748,8
	2390730,6
	
Капитальные вложения
	1293785,0
	692661,0
	334058,0
	1754757,0

Иногда заголовки позиций могут быть расположены по горизонтали по всей ширине таблицы, например:

Цель	Проблема	Мероприятие	Целевые индикаторы	Срок реализации	Ответственный исполнитель	Ожидаемые результаты	
1	2	3	4	5	6	7	
I. Мероприятия по развитию конкуренции на приоритетных рынках	
…	…	…	…	…	…	…	
II. Мероприятия по развитию конкуренции на социально значимых рынках	
…	…	…	…	…	…	…	

Такие заголовки обозначают раздел таблицы. 
В остальных графах текст пишется со строчной буквы, за исключением случаев, когда указывается наименование организации, которое пишется с прописной буквы. 

Например:

Ответственный исполнитель программы	Министерство природных ресурсов и экологии Алтайского края	
Соисполнители	отсутствуют	
Участники программы	Министерство строительства, транспорта, жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края;
Государственные учреждения;
Органы местного самоуправления (по согласованию) 

Единицы измерения в таблицах пишутся в родительном падеже множественного числа (в скобках). Например:
                                                                                                          Таблица 1

Наименование оборудования	Качество поставленной техники
(единиц)	
	в 2015 г.	в 2016 г.	в 2017 г.	в 2018 г.	

Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует писать после заголовка каждой графы в скобках. Например:
                                                                                                         Таблица 2

Наименование объектов строительства	Металл (тонны)	Лес (куб.м)	
		круглый	пиленый	

Если каждая позиция в первой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу.

Например:

                                                                                                         Таблица 3
Наименование индикатора (показателя)	Единица измерения	Значение по годам	
		2016 г.	2017 г.	2018 г.	2019 г.	
Доля библиотек в общем количестве объектов культуры	%	56	60	65	80	
Количество посещений библиотек (на 1 жителя в год)	посещений	3,0	3,2	3,5	3,7	

Текст в ячейках таблицы выравнивается по ее верхней границе  по центру, либо по ширине, точка в конце текста не ставится.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим. В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется по правилам текстового редактора Word. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения). В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подразделов, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2,3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
3.1.11	При внесении изменений в постановления, распоряжения Администрации района обязательно указывается вид акта, дата его подписания, его регистрационный номер и наименование. 
3.1.12	Вносимые изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.
Внесении изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы («абзац второй пункта 3 дополнить словами…»).
Внесением изменений считается:
замена слов, цифр;
исключение слов, цифр, предложений;
исключение структурных единиц не вступившего в силу правового акта;
новая редакция структурной единицы правового акта;
дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами, предложениями;
дополнение правового акта новыми структурными единицами;
приостановление (продление) действия правового акта или его структурных единиц.
При внесении изменений в несколько правовых актов нумерация в тексте осуществляется по количеству актов, в которые вносятся изменения.
3.1.12.	Проекты служебных документов представляются на согласование с листом согласования (приложение 9).
Проекты постановлений и распоряжений Администрации Хайрюзовского сельсовета  визируются руководителями заинтересованных отделов и комитетов, заместителями главы Администрации района, курирующими соответствующие вопросы, начальником юридического отдела Администрации района.
Проекты постановлений и распоряжений Администрации района, связанные с вопросами финансирования, подлежат обязательному согласованию с комитетом Троицкого района Алтайского края по финансам, налоговой и кредитной политике.
Ответственность за качество подготовки проектов распорядительных документов, их согласование с заинтересованными сторонами несет исполнитель.
При наличии возражений согласующего органа на листе согласования делается отметка о наличии замечаний. В таком случае проект возвращается исполнителю на доработку. При устранении замечаний проект визируется с пометкой «замечания сняты» и проставляется дата. На подпись главе Хайрюзовского сельсовета  представляются те проекты документов, в отношении которых в процессе согласования замечания учтены. 
К проекту постановления или распоряжения исполнитель прилагает реестр рассылки – список лиц и организаций, которым должен быть разослан подписанный документ, – а также указать свою фамилию. Реестр рассылки правового акта оформляется на листе формата А4 за подписью исполнителя.
В случае необходимости по проектам постановлений и распоряжений может проводиться экспертиза заинтересованными структурными подразделениями Администрации района с приложением пояснительной записки, содержащей расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий.
При наличии разногласий по проекту правового акта заместители главы Администрации района, координирующие то или иное направление, должны обеспечить обсуждение его с заинтересованными лицами с целью поиска взаимоприемлемого решения. В случае если такое решение не найдено, то заместитель главы Администрации района, вносящий проект, докладывает этот вопрос главе района, который принимает необходимое решение.
3.1.13.	Постановления, распоряжения подписывает глава района или лицо, исполняющее его обязанности.
Датой распорядительного документа является дата его подписания.
Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года.
В соответствии с номенклатурой дел распоряжения по основной деятельности, личному составу, командировкам и отпускам формируются в самостоятельные дела.
Распоряжения регистрируются в журнале. Порядковый номер распоряжения с добавлением буквы «р» (12-р, 159-р и т.д.), буквы «л» - по личному составу, буквы «к» - по командировкам и отпускам устанавливается в пределах календарного года. Наличие установленных реквизитов обязательно для всех видов распоряжений.
Постановления и распоряжения Администрации Хайрюзовского сельсовета  заверяют специальной печатью «Для постановлений и распоряжений».
3.1.14.	Решения Троицкого районного Совета депутатов принимаются на сессии Троицкого районного Совета депутатов. Требования настоящей Инструкции распространяются на оформление проектов решений Троицкого районного Совета депутатов при их подготовке. Приложения к решениям Троицкого районного Совета депутатов  не подписываются.

3.2.	Оформление протоколов заседаний (совещания)
3.2.1.	Протокол заседания (совещания) – документ, фиксирующий ход рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, на совещаниях.
3.2.2.	Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок и других материалов.
Для написания протоколов заседаний коллегиальных органов применяется полная форма, где содержатся записи обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения. Кроме того, такой протокол содержит запись всех выступлений докладчиков и участников, либо тексты докладов и выступлений к нему прилагаются.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря комиссии (совета, организационного комитета) и специалистов подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Подлинник протокола остается у секретаря комиссии.
3.2.3.	Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий;
Секретарь;
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
Повестка дня (слова пишутся прописными буквами и выравниваются по центру);
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слова СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие. Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер вопроса, может указываться наименование обсуждаемого вопроса. Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» приводятся фамилии и инициалы выступающих.
В разделе «РЕШИЛИ» излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня.
При необходимости приводятся итоги голосования: за - ____, против - ___, воздержались - _____. 
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Название постановления (решения) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
3.2.4.	 Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
3.2.5.	Копии протокола при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
3.2.6.	Протоколы печатаются на листах формата А4 и имеют следующие реквизиты.
Название организации (Администрация Троицкого района) – печатается от границы верхнего поля прописными буквами и выравнивается по центру.
Вид документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается под названием организации прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола – оформляется цифровым или словесно-цифровым способами, печатается через 2 междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Вид заседания – отделяется от предыдущего реквизита 2 междустрочными интервалами, печатается от границы левого поля через 1 интервал.
Место проведения заседания –указывается, где и у кого проходило заседание. Оформляется на отдельной строке (в центре строки) ниже даты и индекса.
Основная часть протокола печатается через 1 междустрочный интервал.
Подписи отделяются от текста 3 междустрочными интервалами и включают наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 междустрочный интервал и выравнивается по левому краю.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Выписка из протокола – точная копия части протокола. При оформлении выписки используются следующие реквизиты: дата, регистрационный номер документа, заголовок. Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он остается вторым и в выписке). Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта.
Реквизит «Подпись» оформляется без указания личных подписей. Для придания выписке юридической силы оформляется реквизит «Отметка о заверении копии».
При направлении выписки в сторонние организации подпись заверяется оттиском печати.

V.	Формирование, оперативное хранение и использование документов в Администрации Хайрюзовского сельсовета  . Организация работы с архивными документами.

1.	Составление номенклатуры дел

1.1.	Для обеспечения порядка формирования и учета документов, образующихся в процессе деятельности Администрации Хайрюзовского сельсовета, Совета депутатов составляется номенклатура дел Администрации района.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Хайрюзовского сельсовета. 
Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
1.2.	Номенклатура дел Администрации Хайрюзовского сельсовета  составляется по установленной форме специалистом Администрации, ответственным за делопроизводство и архив на основании типовых, ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, а также примерных номенклатур дел. Номенклатура дел Администрации Хайрюзовского сельсовета  подписывается составителем, согласовывается с экспертной комиссией Администрации Хайрюзовского сельсовета  и отделом по делам архивов Администрации района один раз в 5 лет, затем утверждается главой  сельсовета. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации Хайрюзовского сельсовета.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации Хайрюзовского сельсовета  . В номенклатуру дел не включаются техническая документация (чертежи, схемы, технологический регламент) и печатные (периодические) издания.
1.3.	Согласованная с отделом по делам архивов номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается главой Хайрюзовского сельсовета  и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (на последнем листе указывается дата согласования с отделом по делам архивов).
1.4.	Номенклатура дел Администрации Хайрюзовского сельсовета  состоит из 3-х разделов: 1-ый раздел 01 – Хайрюзовский Совет депутатов, второй- 02 – Администрация сельсовета и 03 – избирательные комиссии района. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из дроби (кроме раздела 01), где в числителе номер раздела, в знаменателе - установленное в Администрации Хайрюзовского сельсовета  цифровое обозначение структурного подразделения Администрации Хайрюзовского сельсовета  и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02/5-06, где 02 – Администрация Хайрюзовского сельсовета  , 5 - обозначение структурного подразделения, 06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню и сокращенное наименование перечня (например – ТП – Типовой перечень), либо решение ЭПМК управления архивного органа края.
В графе «Примечание» указывается уточняющие особенности и условия хранения документов, оговоренные в типовом перечне, а так же проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2017 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
1.5.	Если в течение года в Администрации Хайрюзовского сельсовета  возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
1.6.	По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

2.	Формирование и оформление дел
Формирование и оформление дел производится сотрудниками, ответственными за ведение документов в структурных подразделениях Администрации района, при методической помощи начальника отдела по делам архивов.
2.1.	Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
При формировании дел соблюдаются следующие общие правила: 
раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы;
в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела;
на общих основаниях помещаются в дела ксерокопии факсограмм и телефонограммы; 
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры документов; 
дело, предназначенное для архивного хранения, должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
2.2.	 Документы внутри дела располагаются в хронологической (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления), вопросно- логической последовательности или их сочетании. 
Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. 
Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу. 
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относились.
 Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том (тома), о чем в документе делается отметка. 
Протоколы в деле располагаются в хронологической последовательности по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. 
Документы в личных делах располагаются по разделам. 
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
2.3.	В конце делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с установленными правилами оформления дел и подготовки дел к передаче в архив. В зависимости от сроков хранения проводится частичное или полное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 16); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
2.4.	Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: Администрация Хайрюзовского сельсовета; наименование структурного подразделения Администрации Хайрюзовского сельсовета  ; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносится уточнение: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
2.5.	 Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.	Организация оперативного хранения документов
3.1.	 С момента заведения и до передачи дел постоянно хранения специалисту Администрации района (от 1 до 3 лет), ответственному за архив Администрации района документы хранятся по месту их формирования. 
3.2.	 Руководители структурных подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, при наличии технической возможности должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, защищающих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного срока хранения хранятся по месту их формирования в течение одного года (в некоторых случаях до 3-х лет), затем передаются ответственному лицу за архив и помещаются в запираемый шкаф, доступ к которому возможен только ответственному лицу. В течении пяти лет документы хранятся в Администрации района, а затем передаются в  отдел по делам архивов Администрации района по утвержденным описям дел. Дела долговременного (свыше 10 лет) срока хранения находятся на ведомственном хранении в течении установленного срока, на следующий год после окончания срока хранения уничтожаются по акту об уничтожению документов (приложение №20), утверждаемому главой района, после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за указанный период.
3.3.	 Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Администрации района на срок не более одного месяца, с обязательной записью в журнале выдачи дел во временное пользование, когда и кому выдано дело и указан срок возврата дела. 
Сторонним организациям с разрешения соответствующих руководителей структурных подразделений дела выдаются на основании их письменных запросов по актам.
4.	Экспертиза ценности документов
4.1. 	Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на постоянное хранение.
4.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации района создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
4.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Документы постоянно хранения передаются для хранения в архивный отдел Администрации района,  документы с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежат дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации района.  Дела срок хранения которых истек, подлежат уничтожению.
4.4. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации района путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Администрации района.

5.	Составление описей дел
5.1.	 Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение 18); дела по личному составу (приложение 19). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
5.2.	В Администрации сельсовета описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством отдела по делам архивов Администрации района. По этим описям документы сдаются в отдел по делам архивов Администрации района.
5.3.	Описи дел Администрации сельсовета составляются по установленной форме и представляются в отдел по делам архивов Администрации района через три года после завершения делопроизводства.
5.4.	Описательная статья описи дел Администрации сельсовета имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
5.5.	При составлении описей дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дела другим структурным подразделениям Администрации сельсовета со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
5.6.	В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
5.7.	Опись дел Администрации сельсовета подписывается составителем с указанием его должности и утверждается главой  Администрации сельсовета, опись дел Хайрюзовского сельского Совета депутатов утверждается председателем Хайрюзовского сельского Совета депутатов. 
5.8.	Описи дел постоянного хранения и по личному составу Администрации сельсовета составляется в четырех экземплярах.
5.9.	Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 20) производится после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. 

6. Подготовка и передача документов в архив
6.1.В отдел по делам архивов Администрации района передаются дела с исполненными документами постоянного хранения. Их передача производится только по описям дел.
6.2.Дела с исполненными документами постоянного хранения передаются в отдел по делам архивов Администрации района после истечения пятилетнего срока их хранения и использования в Администрации сельсовета.
6.3.Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел по делам архивов Администрации района, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
6.4.В случае реорганизации структурного подразделения Администрации сельсовета лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архива, в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их вновь созданному  структурному подразделению Администрации района.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 

Администрация Хайрюзовского сельсовета Троицкого района Алтайского края
Хайрюзовский сельский Совет депутатов

ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов

Дата поступления 
и индекс	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении	
1	2	3	4	5	

Образец журнала регистрации входящих документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 

Администрация Хайрюзовского сельсовета Троицкого района Алтайского края
Хайрюзовский сельский Совет депутатов

Ж У Р Н А Л
регистрации исходящих документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении документа	
1	2	3	4	

Образец журнала регистрации исходящих документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Российская Федерация
Администрация Хайрюзовского сельсовета
Троицкого района Алтайского края

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_________20____                                                                                           № _____
с. Хайрюзовка

Образец бланка постановления Администрации сельсовета

                                                                                           ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Российская Федерация
Администрация Хайрюзовского сельсовета
Троицкого района Алтайского края

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________20____                                                                                      № _____
с. Хайрюзовка

Образец бланка распоряжения Администрации сельсовета

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

                   РФ
        Администрация                                                    
Хайрюзовского сельсовета                                                            
       Троицкого района                                             
        Алтайского края
   659846, с. Хайрюзовка
        ул. Советская, 54
        Тел. 34-35-2-42
      ________20___ г.     
               № ____ 
на № ______ от  _____20___

Образец бланка письма Администрации сельсовета

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Российская Федерация
ХайрюзовскИЙ сельСКИЙ совет ДЕПУТАТОВ
Троицкого района Алтайского края

РЕШЕНИЕ

___________20____                                                                                      № _____
с. Хайрюзовка

Образец бланка решения сельского Совета  депутатов

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Российская Федерация
ХайрюзовскИЙ сельСКИЙ совет ДЕПУТАТОВ
Троицкого района Алтайского края

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________20____                                                                                      № _____
с. Хайрюзовка

Образец бланка распоряжения сельского Совета  депутатов

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

                   РФ                                                 
Хайрюзовский сельский 
       Совет депутатов                                                            
       Троицкого района                                             
        Алтайского края
   659846, с. Хайрюзовка
        ул. Советская, 54
        Тел. 34-35-2-42
      ________20___ г.     
               № ____ 
на № ______ от  _____20___

Образец бланка письма сельского Совета  депутатов 

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Список
руководителей и должностных лиц, завизировавших документ
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Должность 	Фамилия и инициалы	Личная подпись	Дата
визирования	Замечания	

					

ПРИЛОЖЕНИЕ 10 к подпункту 3.2.2,  пункта 3.2.,раздела IV

УТВЕРЖДАЮ
Глава Администрации Хайрюзовского сельсовета Троицкого района
____________    Н.В. Камчатный
«____» ____________ 20___

ПРОТОКОЛ
совещания по вопросу ....(краткое содержание обсуждаемого вопроса)
№ ....(указывается очередной номер протокола)

с. Хайрюзовка
_______20___
 (дата проведения совещания)

Присутствовали: в алфавитном порядке указывается фамилия, имя, отчество руководителя и занимаемая им должность.

Решили:

1.излагается смысл поручения (задания), указывается ответственный исполнитель, его Ф.И.О., должность и конкретный срок исполнения поручения.
2.и т.д.

В последнем пункте протокола указывается, на кого возлагается контроль за его исполнением.

Протокол вел	подпись	И.О. Фамилия
(должность)

Образец протокола  оперативного совещания (краткая форма)

	ПРИЛОЖЕНИЕ 11

Администрация Хайрюзовского сельсовета
 Троицкого района Алтайского края

ПРОТОКОЛ

__________                                                                                      №	________
с. Хайрюзовка

Заседание центральной экспертной комиссии (ЭК) Администрации Хайрюзовского  сельсовета Троицкого района Алтайского края

Председатель - Фамилия И.О., глава Администрации сельсовета;

Секретарь - Фамилия И.О., начальник отдела

Присутствовали: 20 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.	Рассмотрение вопроса об упорядочении документов...
2.	Согласование номенклатуры дел...

СЛУШАЛИ: Фамилия И.О.- текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. - краткая запись выступления;
Фамилия И.О. - краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
1.1. Принять меры...
1.2	
2. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ:

Председатель	подпись	И.О. Фамилия

Секретарь	подпись	И.О. Фамилия
Образец оформления протокола заседания (совещание)
  
ПРИЛОЖЕНИЕ 12 к подпункту 1.1., пункта 1.,раздела V

Органы представительной и исполнительной власти Хайрюзовского сельсовета Троицкого района
 Алтайского края		УТВЕРЖДАЮ
Глава Администрации Хайрюзовского сельсовета 
_______Н.В. Камчатный
___.___.20___	

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____.____. 20___ № 02/6-01
с. Хайрюзовка
на 20____ год

Индекс дела
	Заголовок дела
	Количество дел(то-мов)	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание	
1	2	3	4	5	
Название раздела	

Наименование должности
специалиста ответственного за 
делопроизводство и архив	подпись	И.О. Фамилия 
____.____. 20____

СОГЛАСОВАНО
протокол ЭК Администрации Хайрюзовского сельсовета
от ___.___.20___ № ____
		СОГЛАСОВАНО
Начальник  отдела по делам архивов
Администрации района
__________Т.В. Бочкова
___.____. 20___

Форма номенклатуры дел Администрации сельсовета

                                Продолжение 13

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в Администрации Хайрюзовского сельсовета Троицкого района.

По срокам хранения	Всего	В том числе	
		переходящий	с отметкой «ЭПК»	
1	2	3	4	
Постоянного				
Временного (свыше 10 лет)				
Временного (до 10 лет включительно)				
Итого:				

Наименование должности
специалиста ответственного за 
делопроизводство и архив	подпись	И.О. Фамилия 
____.____. 20__

При составлении номенклатуры были использованы:
1.	Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М.2010.
2.	…..

Форма итоговой записи к номенклатуре дел Администрации сельсовета

Фонд №Р-1
Опись №1
Дело №___

Отдел по делам архивов Администрации Троицкого района Алтайского края

 Органы представительной и исполнительной власти Хайрюзовского сельсовета Троицкого района Алтайского края, с. Хайрюзовка

Администрация Хайрюзовского сельсовета Троицкого района Алтайского края, с. Хайрюзовка

02. Администрация сельсовета
02/1. Общее руководство. Контроль

ДЕЛО № 02/1-03, том №_

Постановления с №___ по №___ Администрации сельсовета

Начато 00 месяц 2018 г.
Окончено 00 месяц 2018 г.
На ____ листах
Хранить постоянно

Фонд №Р-1
Опись №1
Дело №___

ПРИЛОЖЕНИЕ 15 к подпункту 2.3.,
Пункта 2, раздела V

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_______

В деле подшито и пронумеровано       00 (                      )                    листов,
(цифрами и прописью)
с №_____1_______ по №____00_______
в том числе:
литерные номера листов __________________________________________
пропущенные номера листов_______________________________________ 
листов внутренней описи_________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов	
1	2	

Управляющий делами                                                                    	Л.Г. Смолякова
______20____

1.	Форма листа-заверителя дела

ПРИЛОЖЕНИЕ 16 к подпункту 2.3., пункта 2, раздела V

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед.хр. № ________

№
п/п	Регистрационный индекс документа	Дата доку-
мента	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание	
1	2	3	4	5	6	

						

Итого _____________________00 (_______________)_________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________00_(________)__________
                                                       (цифрами и прописью)

Специалист по делам молодежи       подпись                              И.О. Фамилия
(Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела)	
___.___.20___
(дата)

Форма внутренней описи документов дела

ПРИЛОЖЕНИЕ 17 к подпункту 5.1., пункта 5, раздела V	

Органы представительной и исполнительной власти Хайрюзовского сельсоветаТроицкого района  Алтайского края,  
с. Хайрюзовка	УТВЕРЖДАЮ	
	     Глава   Администрации Хайрюзовского сельсовета
 _____Н.В. Камчатный	
	______20____	
		
Фонд № Р-1
Опись № 1
дел постоянного хранения за 20___ год

№№
п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание	
1	2	3	4	5	6	
						
02. Администрация сельсовета	
02/1. Общее руководство. Контроль	
1278	02/1-03	Постановления с №1 по №65 главы Администрации сельсовета	09 января –
30 января
20__ г.	

143		
1279	02/1-03	Постановления с №66 по №130 главы района	30 января-25 февраля 2017 г.	

249		
02/2. Отдел по архитектуре и строительства	
1280	02/5-14	Разрешения на строительство 
	
2017 г.	
8		
1281	02/5-14	Акты на ввод в эксплуатацию объектов строительства	

2017 г.	

20		

В данный раздел описи внесено 26 (двадцать шесть) дел с № 1278 по №1303.

Управляющий делами                                                                       Л.Г. Смолякова
00.00.2018

СОГЛАСОВАНО                  Протокол ЭК Администрации 
района от 00.00.2018		Место для штампа ЭПМК Министерства культуры Алтайского края	

Форма описи дел постоянного хранения

ПРИЛОЖЕНИЕ 18 к подпункту 5.1.,  пункта 5, раздела V	
Органы представительной и исполнительной власти Хайрюзовского сельсовета 
Троицкого района  Алтайского края,  
с. Хайрюзовка	УТВЕРЖДАЮ	
	Глава  Администрации 
Хайрюзовского сельсовета
___________ Н.В. Камчатный	
	_________20___	

Фонд №Р-
Опись№1л
Дел по личному составу за 2016-2017 годы (пример)

№
п/п	Индекс дела	Заголовки дел	Крайние даты 	Срок хранения	Количество листов	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	
2016 год
02. Администрация района
02/5. Бухгалтерский учет и отчетность	
386	02/5-20	Лицевые счета по заработной плате работников Администрации	

2016 г.	

50 лет	

249		
02/6. Работа с кадрами	
387	02/5-04	Личные карточки (ф.Т-2) уволенных работников	

2016 г.	

50 лет	

12		
2017 год
02/5. Бухгалтерский учет и отчетность	
388	02/5-20	Лицевые счета по заработной плате работников Администрации	

2017 г.	

50 лет	

248		
02/6. Работа с кадрами	
389	02/5-03	Личное дело уволенного специалиста Иванова А.А.	
10января-30декабря 2017 г.	

50 лет	

10		
В данный раздел описи внесено 4 (четыре) дела с № 386 по № 389.

Управляющий делами                            подпись		            Л.Г. Смолякова
00.00.2018      

СОГЛАСОВАНО                  Протокол  ЭК Администрации 
района от 00.00.2018 № 0		Место для штампа отдела по делам архивов 
Администрации района	

Форма описи дел по личному составу

ПРИЛОЖЕНИЕ 20 к подпункту 5.9., главы 5, раздела V
Администрация
Хайрюзовского сельсовета
Троицкого района 	
Алтайского края 	
                                                                          УТВЕРЖДАЮ
 А К Т                                                                Глава Администрации
                                                                           Хайрюзовского сельсовета 
                                                                           Троицкого района
________20____ №___ 	____________ Н.В. Камчатный
	_________20____
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, обра-
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
зующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местно-
го самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М.,2020 
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № Р-1 Органы представительной и исполнительной власти Хайрюзовского сельсовета Троицкого района

№
п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи 	Номер ед.хр. по описи	Кол-во ед.хр.	Сроки хранения
и номера статей по перечню	Примеча-ние	
1	2	3	4	5	6	7	8	

Итого __00__(____________)_____ ед.хр. за __________________________ годы	
Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены ЭПМК Управления Алтайского края по культуре и архивному делу (протоколот____.____.20___№__),
по личному составу согласованы с  отделом по делам архивов Администрации района __.__.20__

Наименование должности лица, про-
водившего экспертизу документов 	подпись 	расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол (ЭК) Администрации района
 от _______________ № _______

Продолжение 21

Документы в количестве ________00_____(______________)_________ ед.хр.,
весом ______00________ кг сданы в _____________________________________
	 (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ № _________

Наименование должности работника, 
сдавшего документы 	         подпись 	И.О. Фамилия

Дата

Изменения в ученые документы внесены.

Наименование должности работника
архива, внесшего изменения в учетные
документы 	          подпись 	И.О. Фамилия

Дата

 Формат А 4 (210 х 297 мм)

Форма акта о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению

ПРИЛОЖЕНИЕ 22
(пример)

		Начальнику департамента	
АДМИНИСТРАЦИЯ		Администрации Губернатора и	
ТРОИЦКОГО района		Правительства Алтайского края	
Алтайского края		по вопросам внутренней политики	
		Проскурину Ю.Г.	
659840, с. Троицкое, пр-т.Ленина, 8			
Телефон (8-385-34) 2-24-01			
Факс (8-385-34) 2-24-01			
email: adm@troalt.ru			
			
	№				
			
на №	     от               			

Администрация района сообщает, что информация об участии в мероприятиях 19-20 апреля 2018 г. в г. Барнауле, посвященных празднованию Дня местного самоуправления, размещена на официальном сайте Администрации района в разделе «Новости» 04.05.2018, опубликована в районной газете « На земле троицкой» от 12.05.2018 № 18 (11452). 

Глава района    	                                            И.В. Краснов 	

Исп. Яковлева Наталья Александровна
Тел.8-385-34-22-2-41

ПРИЛОЖЕНИЕ 23
(пример)

АДМИНИСТРАЦИЯ		Иванову И.И.	
ТРОИЦКОГО района		ул. Ползунова 5 кв.1	
Алтайского края		с. Троицкое, Троицкий район,	
		Алтайский край	
659840, с. Троицкое, пр-т.Ленина, 8		659840	
Телефон (8-385-34) 2-24-01			
Факс (8-385-34) 2-24-01			
email: adm@troalt.ru			

	№				
			
на №	     от               			

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Ваше обращение переадресовано в Администрацию Троицкого сельсовета для рассмотрения и ответа.

Глава района	                                    В.В. Журавлев

		

Исп. Смолякова Лариса Геннадьевна
Тел.8-385-34-22-5-36

ПРИЛОЖЕНИЕ 24

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, подлежащих утверждению
 
АКТЫ (проверок и ревизий; приёма законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
ОТЧЁТЫ
ПЕРЕЧНИ (должностей работников, типовых документальных материалов, образующихся в деятельности Администрации и т.д.).
ПЛАНЫ 
ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).
СМЕТЫ (на капитальное строительство и т.д.).
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

ПРИЛОЖЕНИЕ 25
ПЕРЕЧЕНЬ
распоряжений по кадровым вопросам
 
Со сроком хранения «50 лет»:
 
приём на работу (заключение трудового договора);
увольнение (прекращение трудового договора);
перевод на другую работу;
установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат;
предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
предоставление отпусков по уходу за ребёнком;
изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака и другое);
присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;
повышение классности (разряда) работника;
направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);
направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
прохождение практики студентами (если в этот период студентам выплачивалась заработная плата и уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации);
поощрение, премирование работников
  
Со сроком хранения «5 лет»:
 
предоставление очередных и учебных отпусков;
дежурства;
взыскания;
краткосрочные внутрироссийские командировки